種在郵件上的n種死法盤點
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電子郵件已經成爲辦公室隱藏的地雷。
規則1:不要隨便回覆所有人
阿康先生外資企業員工
回覆郵件時不要隨便點擊回覆所有人。這是我從倒黴的客戶那裏學到的血的教訓。
接管批判性客戶需要很長時間,價格一直談不攏,大約兩週,我每天上班的第一件事是和對方發郵件,探索進展。那天,上司盯着對方,拖着對方,我每天灰臉,心憔悴。有一天,當我們通過20封郵件時,我的郵箱突然出現了一封祕密信。上面有這家公司討論我們公司報價的詳細經過。包括各級上司的回答意見、他們期待的價格、我們的具體計劃。
這下好了,掌握了對方的底線,後面的事情做得極其順利。那個項目談完,老闆對我刮目相看。
我心中有鬼。冷靜下來後,仔細研究了這個郵件的來龍去脈,終於發給我這個郵件的人一定會在某個疏忽下按下回復所有人,不小心把信傳到我手裏。
難怪他。以前我們交流的郵件太多,而且所有的郵件主題都是RE:RE:RE……,看起來很相似。我的郵件發給他,他的上司後,他的上司回覆他,他們公司的財務,我,更多的人。之後,他們在內部討論了很多問題,他沿着幾封回覆的信,繼續問我。這個倒黴蛋初期一直把這項工作做得有條不紊,哪些人在“收件人”一欄裏,哪些人在“抄送”欄裏,從不混淆,直到有一次,在這麼多個類似標題的郵件裏,他終於“迷失”了,一點“全部回覆”……
守則二:溝通重要事件時,最好使用郵件,如果你光打電話,對方可以耍賴
大衛 物流管理
在我還是新人時,吃過一次這樣的虧。那是一個做事非常拖拉、工作極爲馬虎的客戶,每次交接,都需要我無數次催促、反覆提醒。
有一次,由於缺少一些材料,他們公司委託我們發的一批貨無法申報。我第一次給對方打電話說明了這種情況。我們的工作,時間是金錢。我一遍又一遍地告訴他,如果這些材料在幾點之前準備不好,耽誤了過程,那就是他們的責任。
他滿口答應,說兩個小時後給我回復。出乎意料的是,兩個小時過去了,一個上午過去了,還材料。下午我又催了一次,他還是馬上、馬上。
最後的結果可以想象。對方的上司生氣了,給我的上司打電話,抱怨工作不順利。
。我向我們的老闆抱怨。
爲什麼不發短信?上司相信我,但對方主張我沒有通知,說沒有根據,沒有郵件作爲證據,只能賠償損失。
上司說:下次遇到這樣的人,不僅要給他寫郵件,還要給上司寫清楚的複印件,他不能怠慢。
薑還是老辣,辦公室的遊戲標準之一是遇到重要的事情,先發郵件,把責任扔給對方。
規則3:如有必要,請用BCC(抄寫)
金子向銀行支持
前幾天,在辦公室討論,領導人最近打算給上下所有人配備商務手機。有一段時間,每個人都很無聊——總是精心計算的領導人是怎麼一下子慷慨大方的?
不久,手機如期而至,公司裏還搞了統一的培訓,教大家如何用手機收發郵件、處理公文。又過了一陣子,下達最新指令:所有關鍵部門的員工,24小時開機,隨時處理郵件!新聞一出現,各路謠言就發生了很多關於這個動機的推測。公司各部門嚴重逃避責任,發生事故,互相拒絕,a怪b沒有通知,b說自己用郵件通知,a說沒有收到郵件,另一種說法是,前幾天公司內部發生了小報告郵件事件,有人利用別人沒有準備,在對方的電腦上使用郵件系統,發送了通報信,結果這封信落入了通報人的手中,他發現了通報人的論理,那個人說陷害了自己,偷了信箱發送了郵件。另外,傳言是兩個部門的人發送郵件,如果發送郵件的話,最後發送了警告人的消息,或者發送了警告信件,最後發送的意識到了。
規則4:如果你是上司的話,請設定敏感的語言
小語言給外資企業行政
前幾天公司發生了不滿意工作的員工在換工作的前夕,發出了所有同事和客戶的郵件,發出了起訴書。
除了對公司內部關鍵人物的投訴之外,還列舉了公司內部存在的種種管理漏洞。郵件最後說:“這樣缺乏信譽的公司,你們還敢和他繼續有生意方面的合作麼?”
郵件是週一早上羣發的,那天我正好在外面辦事,下午回到辦公室,據說已經被集體刪除了。不過,好多人都悄悄備份存在自己的電腦裏,我就是那樣看到了這封郵件。有一段時間,它被視爲工作的調味料。
高層恐怖,最後找到那個員工追究法律責任,對我們這樣的大公司來說,結果是崩潰。
於是,消息人士最近通知我們,老闆出資百萬購買了一套新的系統,據說現在從公司發來的郵件一旦發生情況,系統就會自動報警,阻止發送。
爲了這件事,我們閒聊了很長時間,推測系統會設置多少敏感的語言來自動阻止郵件。經過討論,大家達成了共識:少寫中文郵件-我們工作交流的郵件,大部分是用英語寫的,那個訴訟信用是中文-這封信,還是用母語寫的順利。
規則5:不要隨意轉發
Ken項目經理
通常在報告工作時,希望方便,直接把郵件轉發給上司。但而,如果你的老闆足夠細心和專業,他會批評你。
我對我們的上司肅然起敬,也是因爲郵件。那時,他叫我去辦公室。Ken,你懶嗎?你直接把對方的公文發給我了嗎?
我確實轉發了郵件。同樣的總結,既然對方總結了,我就按了轉發,他怎麼知道呢?
你來了,轉發的顏色是灰色,前面有>的符號。
我臉紅了。畢竟是老闆!
TIPS:
■郵件最撒謊。面談時,有可能通過表情泄露天機的電話,語言堵塞是不可避免的。郵件永遠不會。
■郵件是最專業的公務處理手段,沒有感情色彩。
■公務郵件的最後,一般要設置免責聲明。如果這封信不給你的話,希望收到後退款,不要引起之後的糾紛。
■最後填寫收件人,由於操作錯誤,有可能發送空信,給對方留下工作粗糙的印象。
■憤怒時不要用E-mail.E-mail發幽默,但容易發憤。
■使用有意義的標題,使收件人能夠立即理解其中是什麼,與垃圾郵件不同。
■簡短。如果有很多話,可以列成要點。
■休假時應設置自動回覆,這是禮貌和方便的問題。但不要給私人郵件設這種東西,免得有心人知道你家裏沒人。
■使用表情。如果你的感情有可能被誤解的話,請加上笑容。
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